Privacy Policy

Identiteit van onze organisatie

Flemish Caledonian Pipes and Drums “Clan MacKenzie” vzw
Jasmijnstraat 50, 9000 Gent
Website: http://www.fcpd.be
Email: info@fcpd.be
Ondernemingsnummer: 0463-615-656

Algemeen

In deze privacyverklaring wil de Flemish Caledonian Pipes and Drums “Clan Mackenzie” vzw (later in dit document: FCP&D) helder en transparant informeren over welke gegevens we verzamelen, en hoe wij omgaan met deze persoonsgegevens. We leveren redelijke inspanningen om uw privacy goed te beschermen, en gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens.
FCP&D houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als de AVG of GDPR – verordening EU 2016/679)

Welke gegevens verzamelt FCP&D, en waarom?

FCP&D heeft onder meer als doel “het propageren van de Schotse cultuur in al zijn facetten, in het bijzonder bet bespelen van de Schotse doedelzak en drums.” Hiervoor dient FCP&D een aantal persoonsgegevens op te vragen, te bewaren, te verwerken en te raadplegen.

Bewaring van gegevens in functie van de dagelijkse werking VZW

Gezien FCP&D een vzw is, bewaart zij ook de gegevens van haar bestuurders, alsook de leden van de algemene vergadering. Deze gegevens omvatten:

• Naam en voornaam
• Adres
• Leeftijd
• Geslacht
• GSM nummer
• Email adres
• Gespeeld instrument

Specifiek van de bestuurders wordt nog bijgehouden:

• Rijksregisternummer

Deze gegevens worden geregistreerd voor het bijhouden van het wettelijk verplichte ledenregister (AV), voor de Vlamo verzekering en voor de bekendmakingen in het Staatsblad en de identificatie in het KBO (RVB) (VZW-wet). Alle gegevens, met uitzondering van het rijksregisternummer, worden bewaard in de interne database. Het ledenregister wordt bewaard op de informaticasystemen die voorbehouden zijn voor het dagelijks bestuur.

Bewaring van gegevens van derden

Ook van derde personen houdt FCP&D gegevens bij. Onder derde personen verstaan wij personen die een toegangsbewijs aanschaffen voor de concerten en/of evenementen van FCP&D, personen en/of organisaties welke standhouders zijn geweest op concerten/evenementen georganiseerd door FCP&D, steunende leden, schenkers, perscontacten, enz.

Hiervan worden volgende gegevens bijgehouden:

• Naam van de organisatie (indien van toepassing)
• Naam en voornaam contactpersoon
• Email adres
• GSM nummer

Deze gegevens worden opgeslagen in aparte lijsten voor het nodige mailverkeer via rechtstreekse mailing.

Bewaring van beeldmateriaal

FCP&D houdt beeldmateriaal bij van haar leden, bestuurders, medewerkers en leerlingen. Deze foto’s en video’s kunnen gepubliceerd worden op de website van FCP&D, op sociale media-accounts van FCP&D (Facebook, …) en in onze digitale nieuwsbrief. We kunnen het beeldmateriaal ook verwerken in gedrukte publicaties zoals flyers die we aanmaken voor promotionele doeleinden.

Dit omvat foto’s en video’s van evenmenten waar FCP&D aan deelneemt, of welke georganiseerd worden door FCP&D.

Toelichting gegevensverwerking en bewaartermijn

Ledengegevens

FCP&D verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar leden anders niet op correcte wijze kan contacteren en de nodige voordelen kan aanbieden. Alle gegevens over welke FCP&D beschikt worden verkregen van de betrokken persoon in kwestie. Indien de betrokkende minderjarig is, wordt er toestemming gevraagd aan een ouder of wettelijke voogd.

De betrokken personen zijn niet verplicht om alle gegevens door te geven, maar kunnen dan echter in mindere mate genieten van de ledenactiviteiten en/of -voordelen.
Indien een lid geen nieuwsbrieven of informatieve mailings wil ontvangen, kan deze zich hiervoor uitschrijven. Voor direct marketing mails wordt om een expliciete toestemming gevraagd.
De gegevens worden bijgehouden voor de duur dat iemand lid is van FCP&D, en tot een termijn van 10 jaar. Nadien worden deze gegevens verwijderd.

Vrijwilligers/bestuurders

FCP&D verzamelt en verwerkt gegevens van haar vrijwilligers en bestuurders vanuit een wettelijke verplichting¹ en vanwege een gerechtvaardigd belang. Indien iemand geen lid meer is van het bestuur of de Algemene Vergadering, worden de gegevens meteen uit deze specifieke databases verwijderd. Gegevens van bestuurders blijven genoteerd op het ledenregister wegens de wettelijke verplichting. Het ledenregister wordt uitsluitend bewaard bij het bestuur van FCP&D.

(¹ Wet van 27 juni 1921, B.S. 1 juli 1921. Wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen.)

Andere (publiek, sponsors, perscontacten, …)

FCP&D houdt lijsten bij van contactpersonen van het publiek, schenkers, of organisaties die van belang kunnen zijn (of zijn geweest) bij evenementen en/of optredens georganiseerd door FCP&D. De meeste gegevens werden door de betrokkenen direct bezorgd, en/of staan ook (al dan niet) indirect openbaar op het internet. Van zodra deze gegevens niet meer van toepassing zijn, worden ze geschrapt.

Cookies

Indien iemand de website van FCP&D bezoekt, worden er cookies geplaatst. Deze dienen om de technische functionaliteiten van de website te waarborgen

U kan de cookies ook verwijderen door hier te klikken of door naar uw browserinstellingen te gaan en daar de cookies te verwijderen.

Overzicht cookies

Cookie	Type	Duur	Beschrijving
viewed_cookie_policy	persistent	1 jaar	Cookie welke bijhoudt of u onze cookie policy heeft geaccepteerd
woocommerce_cart_hash	session		Cookie relevant tot uw winkelmandje
woocommerce_items_in_cart	session		Cookie nodig voor uw winkelwagentje
wp_woocommerce-session	session		Cookie nodig voor aansturing van uw (eventuele) aankopen in onze digitale winkel

Er kunnen ook nog cookies gezet worden door enkele van onze plugins, waaronder JetPack. Meer informatie over hun cookies vind je terug op hun cookie pagina.

Wie zijn de ontvangers van de gegevens

De gegevens van leden en bestuurders worden bewaard in een beveiligde omgeving. Deze worden daar geregistreerd door de bestuurders van FCP&D of door een medewerker van de ledenadministratie van FCP&D. Medewerkers en bestuurders kunnen in de database gegevens raadplegen met behulp van een gebruikersnaam en wachtwoord.

Verstrekking aan derden

De gegevens welke u ons geeft kunnen aan derde partijen verstrekt worden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internet omgeving (web- en mail hosting)
• Het verzorgen van onze interne administratie (boekhouding)
• Het verzorgen van een verzekering voor de leden (en instrumenten): de verzekeringsmaatschappij krijgt de gegevens om de personen te kunnen inschrijven hierin
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor activiteiten van FCP&D

Met de partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te regelen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij er een wettelijke verplichting is, en dit toegestaan is. (Een voorbeeld hiervan is dat de gerechtelijke instanties in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.)

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Persoonsgegevens van minderjarigen (jonger dan 18 jaar) worden enkel verwerkt indien hiervoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging van de gegevens

FCP&D heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen van FCP&D die kennis kunnen nemen van uw gegevens zijn gebonden aan bepaalde geheimhouding daarvan (via interne afspraken)
• FCP&D maakt gebruik van een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op de systemen waarop persoonsgegevens worden bewaard
• FCP&D maakt backups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten met betrekking tot uw gegevens

U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. Om misbruik hiervan te voorkomen, kunnen wij u vragen om u adequaat te identificeren. (Om deze controle mogelijk te maken, vragen wij u een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen, en raden u daarbij aan om uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een duplicaat gaat.)

U kan ook de gegevens verbonden aan uw email adres opvragen via deze pagina.

U kan ook bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van (een deel van) uw persoonsgegevens door ons of een van onze medewerkers.

Evenzeer heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf, of aan een derde partij (in directe opdracht van u). Ook bij deze verzoeken kunnen wij u vragen zich te identificeren.

 

Opmerkingen of klachten

Mocht u een klacht of opmerking hebben met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via privacy@fcpd.be (of via ons privacy contactformulier).

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, een onafhankelijk orgaan dat toeziet op de bescherming van persoonsgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Wijziging privacy statement

De Privacy Policy van FCP&D kan ten alle tijde gewijzigd worden. Indien deze gewijzigd wordt, zal er een aankondiging gebeuren op de website.

De laatste wijziging gebeurde op 16/11/2018. Oudere versies zullen worden opgeslagen in ons archief. Contacteer ons indien u deze wilt raadplegen.